W&D Vastgoed – AI-strategie & roadmap voor een betere huurderservaring

De situatie

W&D Vastgoed verhuurt ongeveer 1.100 woningen. Het dagelijkse beheer en de back office draaien op een klein team, met de vastgoedadministratie in BLOX. Daarnaast staat er een uitbreiding op stapel: een deel van de portefeuille wordt verkocht en het beheer daarvan komt bij hun eigen VvE-tak terecht.

Dat levert een klem op die veel beheerorganisaties herkennen. De huurderservaring moet beter, want daar wordt de organisatie op beoordeeld. Tegelijk mag de druk op de back office niet toenemen, want dat team groeit niet mee met de portefeuille. Meer service leveren met hetzelfde aantal mensen betekent dat er iets aan het werk zelf moet veranderen.

De vraag was niet welke AI-tool ze moesten kopen. De vraag was waar automatisering in hun geval daadwerkelijk iets oplevert, en in welke volgorde.

Onze aanpak

Een AI-kansenscan van vier weken. Bewust een traject dat niets bouwt, zodat de bouwkeuze op onderbouwing rust in plaats van op enthousiasme.

Week 1: meekijken in de praktijk

Deep dive-sessies met de mensen die het werk doen. We lopen processen door zoals ze echt gaan, inclusief de omwegen en uitzonderingen die in geen enkele procesbeschrijving staan. Daar komen de knelpunten boven water: waar gaat tijd op aan overtypen, waar wordt hetzelfde antwoord voor de zoveelste keer gegeven, waar loopt een melding vast tussen twee systemen.

Week 2 en 3: kansen uitwerken en toetsen

De opbrengst uit die sessies vertalen we naar concrete kansen, en die toetsen we op haalbaarheid tegen hun eigen data en systemen. Niet wat theoretisch kan, maar wat kan met de gegevens die er zijn en de software die er draait. We kijken daarbij naar mensen, processen en techniek tegelijk, want een kans die technisch klopt en organisatorisch niet landt is geen kans.

Week 4: de uitkomst op tafel

In een werksessie presenteren we de bevindingen: welke quick wins er nu al liggen, welke bouwstenen nodig zijn voordat het grotere werk kan, en welke businesscase het meest logisch is om als eerste te bouwen. We sluiten af met een uitgewerkt voorstel voor die eerste oplossing, inclusief het gewenste werkproces, de taken en de grenzen van de agent, hoe datakwaliteit en toegang geborgd zijn, en waaraan je afmeet of het werkt.

Wat er is opgeleverd

Een roadmap van twaalf maanden met prioriteiten, waarin contractbeheer, veelgestelde vragen en onderhoudsmeldingen stap voor stap worden aangepakt. De basis voor toegewijde agents op huurdersvragen en huurdersmutaties. En een aanpak om de interne kennis te ordenen, want dat is de voorwaarde die zich het makkelijkst laat overslaan en het hardst wreekt: een agent kan alleen antwoord geven op wat vindbaar is vastgelegd.

Zelf weten waar AI bij jou iets oplevert?

Wij brengen de sterkste kansen in kaart en onderbouwen ze, voordat er iets gebouwd wordt.

Plan een kennismaking