HOS Safety Group – AI Factuurcontrole Agent voor facturen

HOS Safety Group, gespecialiseerd in brandwachten en veiligheidskundigen, besteedde 20+ uur per week aan het handmatig controleren van alle ZZP-facturen per maand. Elke factuur werd vergeleken met de planning in Usemate op opdrachtgever, data, locaties, uren, tarieven en BTW. Bij 10 tot 20 procent van de facturen zaten fouten: verkeerde BV, verkeerde locatie, onjuiste bedragen, ontbrekende BTW op reiskosten. Meer dan een halve FTE ging op aan repeterend controlewerk.

‍

Onze aanpak

We zetten onze bestaande AI Factuur Agent in en configureren deze voor de context van HOS Safety. De agent leest PDF-facturen uit, koppelt via browserautomatisering met Usemate (geen API beschikbaar) en vergelijkt automatisch de geplande uren, tarieven, locaties en opdrachtgevers met wat op de factuur staat. Het resultaat per factuur: akkoord of een specifieke melding van de afwijking.

‍

Gefaseerd opgeleverd

• Proof of concept met PDF-extractie, Usemate-koppeling en validatie op echte facturen
• Logging, duplicaatdetectie en audittrail
• Koppeling met e-mail of formulier, notificaties en dashboard

‍Resultaat

• Doorlooptijd per factuur van 5 tot 10 minuten naar minder dan 30 seconden
• Consistente, automatische foutdetectie in plaats van handmatig en foutgevoelig
• Automatische duplicaat-detectie en voorkomen van dubbel-betaalde facturen
• Schaalbaar 10x meer facturen per maand zonder extra personeel