REBO Groep – AI-gestuurde notulen voor VvE-jaarvergaderingen

De situatie

REBO Groep beheert Verenigingen van Eigenaren. Elk jaar houdt elke VvE een Algemene Ledenvergadering, en van elke vergadering moeten notulen komen. Niet als verslagje, maar als document waar bewoners en bestuurders later op terugvallen: wat is er precies besloten, met welke onderbouwing, en wie moet nu wat doen.

Dat werk gebeurde met de hand. De vergadering loopt via Teams of op locatie, de vastlegging verschilt per beheerder: soms een opname, soms live meetypen, vaak aantekeningen op papier die daarna alsnog overgezet moeten worden. Daarna gaat er ongeveer een uur in het uitwerken, plus de tijd om de opname terug te luisteren waar de aantekeningen tekortschieten.

Daar komt bij dat notuleren hier eisen kent die niet vanzelf gaan. De tekst staat in de tegenwoordige tijd. Besluitvoorstellen en genomen besluiten moeten los van elkaar herkenbaar zijn. Telefoonnummers en e-mailadressen horen er niet in, ook niet als ze in het transcript staan. En stukken uit het meerjarenonderhoudsplan en de begroting moeten samengevat worden met een verwijzing naar de bijlage.

Wat we hebben ontworpen

Een agentische workflow die de vergadering omzet naar een concept, en de beheerder de rol geeft die hij hoort te hebben: eindredacteur, niet typist.

Context vooraf, niet achteraf

Voor de vergadering wordt een dossier klaargezet: de agenda, het meerjarenonderhoudsplan, het begrotingsvoorstel en de gegevens van de VvE. De agent begint dus niet bij een kale opname, maar weet waar de vergadering over gaat. Dat is het verschil tussen een samenvatting en notulen.

Transcript opschonen voordat er iets mee gebeurt

Na afloop wordt het transcript opgehaald en opgeschoond: sprekerlabels en tijdstempels eruit, en persoonsgegevens verwijderd voordat de tekst ergens anders heen gaat. Die volgorde is bewust. Privacy repareer je niet achteraf in het eindproduct, je zorgt dat het er nooit in komt.

De agent schrijft het concept

De agent structureert de notulen per agendapunt, in de tegenwoordige tijd, en levert een besluitenlijst en een actielijst mee. Waar de beraadslaging onduidelijk is of uitspraken elkaar tegenspreken, schrijft hij geen aanname op maar zet hij er een markering bij: hier is een menselijke check nodig. Punten die niet op de agenda stonden komen onder een eigen kopje terecht in plaats van te verdwijnen.

De beheerder beslist

De beheerder legt het concept naast het transcript en corrigeert. Daar zit het oordeel dat je niet moet automatiseren: hoe gedetailleerd een agendapunt beschreven moet worden, of iets een voorstel was of een besluit, en of de samenvatting van een discussie recht doet aan wat er gezegd is.

Wat het oplevert

Direct na de vergadering ligt er een samenvatting in plaats van een opname die nog uitgewerkt moet worden. Het uitwerken en versturen van de officiële notulen kost aanzienlijk minder tijd. En omdat de besluiten- en actielijst uit hetzelfde proces rollen, blijven acties niet meer hangen in de lopende tekst.

Zelf terugkerend vastlegwerk aanpakken?

Wij ontwerpen workflows waarin AI het voorwerk doet en de mens het oordeel houdt.

Plan een kennismaking